Come organizzare un vernissage perfetto
Non tutti sanno che la traduzione letterarie del termine “vernissage” sta a significare verniciatura: più propriamente il vernissage è un tipo di vernice trasparente, utilizzato per proteggere alcune tipologie di dipinti dagli agenti atmosferici e dall'usura.
Questa tradizione si è oggi evoluta in un’occasione mondana in cui all’inaugurazione di una mostra o di uno show room si affianca un rinfresco, al fine di attirare l’interesse di un pubblico selezionato di persone, amanti dell’arte, collezionisti, art advisers, artisti ma anche curiosi e spesso vip e personaggi pubblici, oltre che aziende ed investitori.
Data la notevole visibilità che questo evento catalizza è quindi di vitale importanza porre massima attenzione ad ogni dettaglio: dalla location al buffet, dalla scelta della data agli inviti. Ma procediamo con ordine.
La scelta della data: privilegiate il tardo pomriggio (h 18/19) del fine settimana (meglio venerdì o sabato). Verificate che nella data scelta non siano già in programma altri eventi con cui potervi contendere attenzione e invitati.
La location (nel caso di una mostra): esporre in un luogo rappresentativo conferisce prestigio all’evento, oltre che rilevanza. La scelta ovviamente va effettuata in base alla tipologia di mostra e al pubblico che si vuole raggiungere.
Il curatore: il ruolo del curatore è fondamentale. E’ il vero esperto, colui o colei che sa dosare sapientemente la giusta miscela di opere e di artisti. E’ l’anima del progetto e il fulcro intorno a cui ruota l’organizzazione intera. Il suo estro creativo si fonde con l’esperienza, la professionalità e la competenza.
Gli inviti: è sempre bene non affidarsi ad un unico mezzo per diffondere gli inviti ma, piuttosto, creare una buona sinergia di comunicazione che sappia raggiungere il più alto numero di partecipanti e coinvolgerli nella vostra inaugurazione. Per piccole inaugurazioni è sufficiente spedire inviti personalizzati per posta ed email; per eventi di rilevanza e dimensioni maggiori è necessario affidarsi a un ufficio stampa e, qualora ci fossero risorse economiche sufficienti, investire in una campagna di comunicazione (spot radio/tv; pubblicità su carta stampata; cartelli pubblicitari).
Desk accoglienza ed assistenza: prevedete un punto accoglienza per il pubblico, predisponete una lista degli invitati e della stampa, allestite i materiali informativi e fate presidiare sempre la postazione.
Il rinfresco: se vi trovate di fronte a un vernissage con meno di cento invitata è consigliabile predisporre almeno due postazioni buffet (una per il food e una per il beverage) come allestimento base, con un buon numero di tavolini di appoggio. Il menu può prevedere pietanze creative ed una cura della scenografia molto attenta alla presentazione di cibi, bevande e decorazioni. Il servizio può essere personalizzato, prevedendo anche il passaggio di camerieri con vassoi d'argento che offrono agli ospiti piccoli assaggi di finger food caldo e flutes di champagne.
Foto: Chic & Cheap
Quando si parla di numeri più elevati, è invece preferibile organizzare più postazioni buffet ben distanziate tra loro, in modo da dividere gli ospiti in gruppi più ridotti e meglio gestibili.
In questo caso è importante che gli approvvigionamenti di pietanze e bevande siano elevati, con delle riserve di scorta per poter accogliere anche gli ultimi ospiti in modo adeguato. E' importante organizzare attentamente anche il ripristino dei buffet, la pulizia dei punti di appoggio (che dovranno essere molti e ben controllati), creando piccole squadre di camerieri che si occuperanno soltanto di mantenere in ordine l'area dedicata all'inaugurazione.
